Dépassement de coût de la bibliothèque de Saint-Lambert: la Ville reçoit une dizaine de recommandations

La firme Raymond Chabot Grant Thornton, mandatée par le conseil municipal de Saint-Lambert en janvier pour faire une analyse administrative du dépassement de coût des rénovations de la bibliothèque, a émis une dizaine de recommandations. La Ville affirme avoir déjà commencé à s’en inspirer pour mettre en place des «mécanismes plus rigoureux» dans sa planification et sa gestion de projet. Rappelons que les travaux de réfection de la bibliothèque ont coûté près de 1 M$ de plus que prévu, pour atteindre les 4 M$. La bibliothèque avait fermé ses portes en décembre 2016 pour entamer ces importants travaux, financés à 1,2 M$ par la Fondation des amis de la bibliothèque. Le projet était évalué à 3,5 M$, incluant les services professionnels, la relocalisation temporaire, les nouveaux équipements et l’aménagement des espaces et du mobilier. L’analyse de Raymond Chabot Grant Thornton émet des recommandations afin d’améliorer les processus internes de la planification et de la gestion de projet. Elle recommande entre autres de revoir le contrôle aux approvisionnements et aux finances pour l’autorisation de paiements. Il est aussi suggéré de former le personnel en ce qui a trait à la notion de crédits disponibles et de délégation de pouvoir. «Nous croyons sincèrement que cet exercice aura été profitable afin d’assurer une administration efficace et efficiente des ressources municipales, a indiqué le maire Pierre Brodeur. L’intégration des recommandations nous permettra en effet de rendre nos processus internes plus robustes afin qu’une telle situation ne se reproduise plus dans le futur.» Les recommandations - Définir les besoins et la portée du projet. En cas de changement majeur, revoir sa planification - Définir le budget complet du projet et incorporer des contingences suffisantes selon la complexité - Faire autoriser le budget global et le règlement par le conseil - Effectuer un suivi mensuel du projet (budget, échéancier, directives de changements, risques, enjeux) avec la direction générale et le conseil (pour les projets majeurs). - Revoir les contrôles aux approvisionnements et aux finances pour l’autorisation de paiements et d’avenants - Former le personnel sur la notion de crédits disponibles et de délégation de pouvoir. - Impliquer le service des approvisionnements lors de la révision de mandat des professionnels ou de l’envergure de projet - Incorporer une contingence dans le bon de commande afin de laisser une certaine marge de manœuvre au chargé de projet et communiquer les règles pour l’utilisation de cette somme - S’assurer que les personnes en autorité représentant la Ville (professionnels) gèrent de façon adéquate le mandat qui leur a été confié et respecte les termes du contrat - Remplir au fur et à mesure les formulaires de directives de changement de la Ville, respecter les délégations de pouvoir en vigueur et obtenir les approbations requises (A.D.)