Accès à l’information à Longueuil: la vérificatrice générale relève des cas de non-conformité

Omission de l’envoi d’un avis de réception, envoi non systématique des avis de prolongation, non-respect des délais et des cas de facturation à des taux hors normes; la vérificatrice générale de la Ville de Longueuil a relevé certaines non-conformités dans le processus d’accès à l’information. À Longueuil, les demandes d’accès à l’information sont traitées par la direction du greffe ou par le Service de police de l’agglomération de Longueuil (SPAL). En 2017, la Direction du greffe a traité 1457 demandes; le SPAL, 4812. La vérificatrice Guylaine Séguin a noté dans son rapport 2018-2019 certaines non-conformités, le SPAL n’envoyant par exemple jamais d’avis de réception à une demande d’accès. La Loi prévoit pourtant qu’un avis de réception doit être signifié par écrit au requérant et doit indiquer le délai prescrit de 20 jours pour donner accès aux documents ou informer le requérant que les documents ne pourront lui être fournis. Le responsable peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger pour une période n’excédant pas 10 jours. Un avis écrit à cet effet doit également être donné. Cet avis de prolongation n’était pas systématiquement envoyé par les deux directions. «Pour les deux directions, les mesures nécessaires devraient être prises pour répondre aux demandes dans les délais prescrits par la loi et pour facturer les frais exigibles selon le règlement en vigueur», recommande la vérificatrice. Selon les tests effectués à la Direction du greffe, les réponses ont été envoyées après le délai de 20 jours, mais avant celui de 30 jours, dans 30% des cas. Mais aucun avis de prolongation n’avait été envoyé. Les réponses ont été envoyées après le délai de 30 jours dans 30% des cas. «À la fin juillet 2018, soit pour les 7 premiers mois de l’année, 960 demandes avaient été reçues. Près de 77% ont été traitées dans les délais requis alors que 23% ont excédé ces délais», précise Mme Séguin. Dans le cas des demandes traitées par le SPAL, les tests ont dévoilé que dans 16% des cas, les réponses ont été envoyées après le délai de 20 jours, mais avant celui de 30 jours, et ce, sans avis de prolongation. La vérification a eu lieu de juillet à septembre 2018 et a couvert la période allant du 1<@V>er<@$p> janvier 2017 au 30 septembre 2018. Plus de supervision La vérificatrice générale constate également qu’il n’existe pas de guide relatif au processus de traitement des demandes d’accès à l’information. Une situation qui devrait être corrigée afin d’aider les employés dans l’exécution de leurs tâches. «Aucune délégation de responsabilité n’a été faite concernant les fonctions relatives au traitement des demandes d’accès effectuées par le SPAL et il n’y a pas de mécanismes de supervision des activités effectuées par le SPAL et par le personnel de la Direction du greffe», soulève-t-elle. Il n’existe par ailleurs pas de reddition de comptes périodique aux gestionnaires de la direction du SPAL et de la Direction du greffe. Elle suggère que des mécanismes de supervision du processus soient exécutés par les responsables de l’accès à l’information ou que soit analysée la possibilité de déléguer des responsabilités au SPAL. Plus de sécurité Selon le rapport, les demandes d’accès à l’information ou les dossiers qui y sont liés ne sont pas sécurisés, plusieurs personnes pouvant accéder à l’unité. Les dossiers en traitement sont conservés sur les bureaux des employés, a-t-elle observé. La vérificatrice propose que l’ensemble des dossiers de demandes d’accès soient déposés dans des classeurs verrouillés en fin de journée et que la Ville révise la liste des accès physiques à ces secteurs. Enfin, certaines procédures et directives ainsi que des informations diffusées sur le site Internet devraient être mises à jour. Une «feuille de route» À la séance du conseil du 2 juillet, la mairesse Sylvie Parent a soutenu que c’est «positivement que nous devons accueillir ces constats et recommandations». «Certains verront ce rapport comme une sorte de bulletin annuel de l’administration, mais je le vois surtout comme une feuille de route nous permettant de constamment améliorer nos façons de faire.»     Contrôler le coût des heures supplémentaires au SPAL La vérificatrice générale s’est également penchée sur la gestion des heures supplémentaires au SPAL. Des règles à cet effet ont été modifiées dans le cadre de la nouvelle convention collective, qui couvre la période de 2016 à 2022. Ces règles devraient faire l’objet d’une analyse, afin de bien en connaître les impacts financiers, estime-t-elle. Selon Guylaine Séguin, des outils devraient être mis en place afin de mieux évaluer les dépenses liées à la gestion de ces heures supplémentaires. Elle suggère notamment une analyse de la masse critique de policiers temporaires durant l’été et des besoins en personnel de remplacement à la Centrale 911. En 2017, la dépense en heures supplémentaires au SPAL se chiffrait à 6,488M$, ce qui représente 10,8% de la masse salariale.